Приказ о подготовке номенклатуры дел образец

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 355
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 525

Утверждение номенклатуры дел - важный этап в организации делопроизводства. Разбираем особенности приказа об утверждении, предлагаем скачать различные варианты образцов. При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни. Издание приказа на утверждение номенклатуры дел - мероприятие периодическое.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. На то, что это можно делать с помощью таблицы соответствия наименований, прямо указал Восьмой ААС.

Номенклатура дел утверждается в организации в целях обеспечения упорядоченного хранения архивной документации на предприятии. Номенклатура дел позволяет грамотно вести учет хранимых документов однотипного характера — приказы, акты, трудовые книжки, личные карты сотрудников и т. В связи с этим на предприятии издается приказ об утверждении номенклатуры дел, в котором прописываются правила и порядок учета документов.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. З акрытие делопроизводственного года — трудоемкий процесс, который не сделать качественно за пару дней. Обычно он занимает почти два месяца: начинается в декабре и завершается в первые дни февраля. А крупные организации начинают разработку или уточнение своей номенклатуры дел еще раньше — в ноябре.

Последовательно рассмотрим все эти мероприятия, за которые традиционно отвечает служба документационного обеспечения управления ДОУ. Номенклатура дел является документом, отражающим актуальный состав дел предприятия. Это означает, что нельзя составить ее один раз на несколько лет. Коренная переработка этого документа может потребоваться в результате существенной перестройки бизнеса изменения структуры, появление новых видов деятельности и т.

Итак, ежегодно в конце текущего на следующий календарный год номенклатура дел как минимум уточняется, для этого вам нужно:. Далее мы подскажем, как грамотно организовать работу по подготовке номенклатуры дел, чтобы не взваливать ее целиком и полностью на плечи сотрудников службы ДОУ.

Конечно, заниматься этим должны в течение года работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях. Как только в отделе заводится новое дело, они должны вписать его от руки в рабочий экземпляр номенклатуры дел подразделения на текущий год, присвоить очередной индекс и срок хранения, после чего оперативно сообщить в службу ДОУ о внесенных дополнениях.

К сожалению, в реальности встретить такую идиллию автору этой статьи пока не удавалось. Чаще всего дополнения вносятся в конце года сотрудником службы ДОУ после личного опроса коллег из всех отделов на предмет заведения новых дел. Как бы то ни было, новые дела помещаются на резервные строки номенклатуры дел на год. Вписываются они от руки в ее рабочий экземпляр.

Индексы новым делам присваиваются очередные внутри раздела:. В данном случае в номенклатуре изначально под индексом шли арбитражные дела и было принято решение каждое из судебных дел учитывать отдельно, причем крайним было дело , потому новому мы можем присвоить номер , но вписать его сможем только внизу соответствующего раздела номенклатуры дел. А далее будем добавлять дела по общему правилу: , и т. При подготовке проекта номенклатуры дел на год вновь внесенные в году дела будут перемещены внутри раздела в соответствии с правилами расположения заголовков дел и потому получат новые индексы.

В следующую номенклатуру дел года вы это дело уже не перенесете. Индексы разделов и дел внутри них в номенклатурах дел за два разных года могут отличаться. Это нормально. Но некоторые делопроизводители буквально боятся поменять индекс делу. А часто без этого не обойтись. Чтобы не загонять себя в тупик, нужно помнить следующие правила:. Итак, в течение уходящего года в организации могла поменяться структура.

Любой отдел мог появиться, расформироваться, поменять подчиненность… Все это отразится на составе его дел и принципах индексации. Только не забудьте отразить изменение индекса на обложке дела. Разве что переходящим делам нужно до последнего стремиться сохранить индексы.

Переходящие — это дела, которые не были завершены делопроизводством в этом году и переходят в следующий. Например, Положение об архиве, утвержденное в м, будет переходящим уже второй год подряд, так как на момент утверждения номенклатуры является действующим.

Ее оформляют как приложение к новой номенклатуре дел в произвольной форме, так как утвержденной не существует. Минимально необходимая информация здесь — это номер индекса в новой номенклатуре дел и в предыдущих см. Обычно еще отражают заголовок дела и с какого года оно является переходящим.

Обратите внимание: в эту таблицу заносятся только переиндексированные переходящие дела а не все те, у которых поменялся номер. В идеале нужно организовать работу так, чтобы ответственные за делопроизводство в подразделениях сумели уточнить свои номенклатуры дел и после согласования с вами утвердить их у руководителей подразделений.

Чтобы все это было возможно, нужно утвердить необходимые формы, потратить усилия на обучение специалистов на местах, осуществлять методическую поддержку их усилий и обязать их этим заниматься!

Готовый проект сводной номенклатуры дел организации на будущий год проходит процедуру согласования с экспертной комиссией ЭК организации 1. Номенклатуру дел организации на будущий год утверждает генеральный директор. Сделать это нужно до 31 декабря см.

Пример 6. Действовать новая номенклатура начнет уже 1 января. Такая строгость в датах объясняется тем, что работники некоторых подразделений могут выходить на работу и в праздники, а диспетчеры и всевозможные дежурные оперативных служб и вовсе работают круглосуточно.

Так что даже если документ создается в новогоднюю ночь, он уже должен учитываться по номенклатуре дел года. В приказ об утверждении сводной номенклатуры дел организации на следующий год лучше сразу добавить поручение руководителям структурных подразделений предоставить сведения о количестве заведенных дел в году. Если ваша организация является источником комплектования государственного муниципального архива, то, планируя свою работу в конце года, учитывайте, что вам нужно дополнительно согласовать свой проект номенклатуры с архивным учреждением, которому вы подведомственны.

Это займет как минимум несколько дней, а стандартный срок ответа на запрос — 30 дней. Мы уже не раз писали о том, что этот документ разрабатывается и утверждается не для того, чтобы был, а чтобы им пользовались все сотрудники организации. Один из секретов популярности Инструкции по делопроизводству среди коллег состоит в том, чтобы в нее оперативно вносились измененные правила и принципы работы с документами. Если в Инструкции по делопроизводству не отразятся эти изменения, она перестанет быть рабочей.

Конечно, в идеале нужно было вносить их немедленно, но уж в конце года важно наверстать упущенное! Внесение изменений в ЛНА оформляется приказом по основной деятельности.

Кроме Инструкции по делопроизводству имеет смысл просмотреть на предмет актуализации Положение об отделе, должностные инструкции работников, Классификатор вопросов и ответственных исполнителей по ним , другие имеющиеся ЛНА по вашему профилю.

Одновременно с актуализацией ЛНА нужно проконтролировать, чтобы доверенности , выданные сотрудникам вашей службы, были продлены на следующий год, если они заканчиваются например, на получение корреспонденции на почте.

Те доверенности, которые не планируется продлевать, нужно вернуть в юридический отдел строго говоря, возвращать их нужно сразу по окончании действия, но если вовремя это сделано не было, то в конце года закройте данный вопрос.

Обычно профильные подразделения ведут текущую работу каждый со своими договорами отдел по работе с клиентами, отдел закупок, АХО и т. Но все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации. В любом случае важно отслеживать окончание срока действия договоров, так как многие из них необходимо вовремя продлить например, чтобы не лишиться подачи электроэнергии в цеху или справочно-правовой системы в юридическом отделе с началом нового года. Многие договоры изначально заключают до 31 декабря текущего года, потом пролонгируют допсоглашением на следующий год.

Потому сейчас и стоит провести ревизию. Чтобы не превращать выполнение этой задачи в аврал, при регистрации договоров изменений в них нужно сразу фиксировать корректировать срок действия договора в специальной программе или отдельной колонке в обычной таблице в Excel.

Обратите внимание: схема пролонгации может быть прописана в самом договоре, а может производиться по общим правилам. И делать это могут не только допсоглашения к договору которые обычно не забывают к нему подшивать , но и иные документы, даже письма а вот эти значимые бумаги могут осесть в другом месте, хотя должны были бы быть подшиты к договору с обязательной корректировкой срока его действия в регистрационной форме.

Завершенным считается договор, по которому всеми его сторонами исполнены все взятые на себя обязательства: работы выполнены, услуги оказаны, продукция поставлена, а оплата произведена в полном объеме, нет конфликтной ситуации которая может вылиться в разбирательства, в т. Большое значение имеет дата выполнения последнего обязательства. Завершающим документом выступил акт приемки работ, подписанный сторонами Это означает, что и договор был завершен делопроизводством в году.

Услуги были оказаны в декабре года, тогда же и подписан акт, но оплата произведена в январе года. Это означает, что договор закрыт делопроизводством в году. Дата год закрытия договора влияет на срок хранения: по правилам архивного дела срок хранения закрытого дела начинает идти с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Завершенные делопроизводством в году договоры формируются в дело вместе со всеми сопутствующими документами: протоколами разногласий и протоколами согласования разногласий, актами и спецификациями и т. Все это — неотъемлемые части договора, корректирующие условия заключения сделки. Хотя в некоторых организациях формируют целые досье по сделке или контрагенту , в которые подшивают не только договор и корректирующие его условия документы, но и всю переписку, документы о его исполнении и т.

Тогда в досье у нас собирается полная картина, а хранится оно по старшему сроку то есть максимальному из всех имеющихся у входящих в него документов. Большинство разновидностей договоров имеют срок хранения 5 лет 2. Если же для конкретной разновидности договора ПТУД не устанавливает срок хранения, то применяется его ст. Отметка ЭПК означает, что после обозначенного срока все документы дела не уничтожаются валом, а рассматриваются индивидуально, чтобы какие-то можно было оставить на более длительное хранение.

Это очень разумно, иначе структурные подразделения будут устраивать в архиве авралы тогда, когда им вздумается. Работники архива, имея представление о собственной нагрузке, сами должны назначить подразделениям периоды, когда можно сдать дела в архив. План утверждается генеральным директором. Вместо согласования плана с руководителями подразделений их можно просто уведомить о предписанных периодах сдачи дел, оформляя их подпись об ознакомлении в строке подразделения см.

Его может составлять руководитель службы ДОУ по собственной инициативе или по заданию руководства как часть системы планирования деятельности компании.

Официальный план работы службы ДОУ на следующий год проходит процедуру согласования с взаимодействующими подразделениями и утверждается руководителем организации в конце предыдущего года. Каждая из этих целей, в свою очередь, может разбиваться на подцели — на практические задачи — до тех пор, пока процесс достижения заявленной цели не предстанет перед нами практически пошагово, например:.

Опросить работников, поступивших в году, каких знаний и навыков по работе с документами им не хватало сильнее всего в первое время.

Тогда и вам легче будет ориентироваться, запаздываете ли вы при выполнении очередного шага, за счет чего будете наверстывать, и определенная свобода маневра у вас останется.

Кроме достижения новых вершин, нужно не забыть внести в годовой план и ежедневные, рутинные обязанности своей службы. Здесь можно опереться на ранее составленный план текущего года и имеющиеся статистические показатели его выполнения. В конце каждого года имеет смысл провести мониторинг цен на заказываемые услуги например, экспресс-доставки корреспонденции, внеофисное хранение документов и др. Первое может стать поводом для переговоров с текущими партнерами или их смены.

Второе — для более грамотного управления коллективом подразделения, может быть вы решитесь на поднятие вопроса об увеличении штата или зарплат своим специалистам. Форма плана работы службы ДОУ на год или свободна, или продиктована политикой планирования в организации. Скорее всего, в организации одновременно используются разные носители регистрационных форм для разных целей , и все их нужно закрыть по окончании года. Обычно это делается в первые рабочие дни января.

В бумажных журналах создаются итоговые записи. Нужно написать общее количество зарегистрированных в году документов с этого момента журнал будет считаться закрытым делопроизводством. Учетная запись заверяется подписью руководителя службы ДОУ, но не специалиста, ведущего регистрацию исключением станет тот случай, когда организация маленькая и один секретарь одновременно и осуществляет этот процесс и руководит им.

Приказ о подготовке номенклатуры дел образец

Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным.

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3. Образец номенклатура дел организации года мы приведем ниже. В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. Открыть и скачать онлайн. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично. Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ , в который заносятся:. При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год — обычно в декабре, на год следующий.

Закрытие делопроизводственного года

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. З акрытие делопроизводственного года — трудоемкий процесс, который не сделать качественно за пару дней. Обычно он занимает почти два месяца: начинается в декабре и завершается в первые дни февраля.

На этот раз у нас было целых два повода для того, чтобы написать статью о номенклатуре дел.

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами — приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства — требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Так, повременная оплата труда предусматривает, что руководитель предприятия или другое должностное лицо обязаны вести и заполнять табель учета рабочего времени. Образец для каждой ситуации. Однако на практике страховые компании самостоятельно регулируют данный вопрос своими внутренними приказами и распоряжениями. Умеет организовать свой досуг, увлекается танцами, любит кататься на роликах.

Это дает возможность осуществлять единую стратегию управления пенсионной системой на всем социальном пространстве России. Вы не поняли сути того, что судья предлагает - сделать поворот исполнения судебного приказа. Такой документ, как аналитическая справка востребован в нашей стране и. Единственное, что нужно отметить, выписка из Росреестра будет информативней, чем база по исковым требованиям.

Это свидетельствует о том, что в подобном проступке виновны оба: и работодатель, и иностранный гражданин. Изложить недовольства в соцсетях. Вернуть деньги за телевизор в кредит можно на тех же основаниях, что и при покупке наличными. Отдельно хочу сказать спасибо массажисту Ильдару Хадинуровичу. В Челябинске около 500 детей учатся семейным способом, там планируют полностью узаконить семейное образование и ввести гарантированные выплаты родителям.

Поэтому мы рекомендуем прочитать истории похудения, в которых героям удалось избавиться от лишнего веса быстро, эффективно и без дорогостоящих процедур. Эта страховка будет защитой для клиента.

Исковое заявление управляющая компания подала в суд 06. Общая информация об ограничениях на недвижимость. Заказать бесплатный обратный звонок. Данный пункт включает в себя конверт для ребенка на момент выписки из родильного дома, белье, одежда, самые необходимые лекарственные препараты и молочные продукты.

Пишите заявление, требуйте получить справку именно этим способом, регистрируйте заявление, будьте готовы к суду. Совладельцы в этой ситуации имеют первоочередное право на ее приобретение. Для подтверждения того, что прибыль компании стала ниже, можно предоставить финансовую отчетность. Иначе просто в дело вступают органы опеки и попечительства, что и будут заниматься дальнейшей судьбой и решать, где прописать вашего ребенка. Месть с помощью черной магии.

В зависимости от настроя соседа дом придется сносить и строить в другом месте плюс испорченные отношения с соседом. Мы вывели такую формулу: если огонь можно потушить парой ведер воды, скорее всего, хватит и автомобильного огнетушителя. Ближе к Москве можно брать 60 000.

Как распознать мошенника на Авито. При этом человек должен предоставить документы, подтверждающие либо получение подданства, либо начало этого процесса. Необходимо, чтобы именно такую сумму иностранный гражданин подтвердил в своем уведомлении. В случае, если заявительница является усыновителем ребенка, необходимо дополнительно предоставить копию решения суда об усыновлении (удочерении) ребенка либо копию свидетельства об усыновлении (удочерении).

Может получиться так, что вы оплатили покупку и оформили доставку, а затем вам позвонили родственники и сказали, что решили подарить вам эту модель на новоселье. Как дети, так и взрослые не очень любят ходить к врачам, это общеизвестный факт, и в том случае, если у ребенка нет каких-то проблем со здоровьем, родители не всегда уделяют должное внимание плановым посещениям медицинских учнеждений.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Лукьян

    И в принципе на остальное можно и закрыть глаза, но очень не хватало подробного обзора пультов.

  2. Лада

    Какая неразборчивость и дремота!

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных